Cómo gestionar el cambio durante la implementación de un sistema ERP

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Cómo gestionar el cambio durante la implementación de un sistema ERP

Index

¿Qué es?
Las fases de la gestión del cambio
¿Cuándo hacer el cambio de ERP?

Gestionar el cambio, en el contexto de una implementación de un sistema ERP, es ejecutar y supervisar de una manera activa, las acciones necesarias para que el cambio tenga una mayor aceptación de la forma más rápida posible y así cumplir con todos los beneficios planeados para el proyecto.

¿Qué es?

Automatizar los procesos para ganar agilidad y tiempo.

Es un método que tiene en cuenta los obstáculos y asegura la integración de las nuevas estructuras, así como la automatización de procesos, asegurando los beneficios previstos en la empresa.

Un cambio de ERP debe ser tu próximo paso a seguir si detectas en tu empresa la necesidad de:

Automatizar procesos, ganando agilidad y tiempo.
Reducir costos al lograr una mayor integración de los procesos.
Contar con programas personalizados —según necesidades de la empresa—, utilizando para ello las nuevas tecnologías.
Aumentar la reputación como marca para transmitir seguridad, confianza y calidad, mejorando la relación y fidelización de los clientes.

Las fases de la gestión del cambio

Es importante tener un plan definido para realizar una gestión de implementación de cambios:

Análisis de necesidades y evaluación: Antes de implementar un nuevo ERP, es importante realizar un análisis exhaustivo de las necesidades de la organización y evaluar la solución ERP más adecuada. Esto implica comprender los requisitos empresariales, identificar los procesos que serán afectados y establecer los objetivos del proyecto.

El plan de comunicación: es un plan donde se identifican y acuerdan el contenido del mensaje, el emisario, los destinatarios, los medios utilizados y las fechas de cada comunicado. Para ser eficaz la comunicación debe ser creíble y proporcionar confianza.
El plan de formación es una tarea que es parte del equipo del proyecto, pero es también fundamental en la implementación del cambio. El gestor del cambio debe asegurarse de que no sea una mera descripción técnica de cómo hacer tareas.
La puesta en marcha: Cuando el nuevo ERP está preparado para funcionar, los comienzos son lentos. Es normal que haya una cierta inseguridad y miedo a hacer algo mal. La gestión del cambio debe prever estos escenarios y proporcionar apoyo para que el usuario se anime a utilizar el sistema. Una monitorización diaria del nuevo ERP ayudará a identificar si hay algún área donde se requiere una acción especial como una nueva sesión de formación.

¿Cuándo hacer el cambio de ERP?

Encuentra un nuevo software que se ajuste a tus necesidades.

Cada empresa tendrá que valorar cuándo es el momento de dar el salto tecnológico, pero la clave es que si tu ERP actual está frenando tu crecimiento empresarial es el momento de hacer el cambio de ERP y encontrar un nuevo software que se ajuste a tus necesidades actuales. La gestión del cambio es una actividad paralela a la ejecución del proyecto de implementación de un sistema ERP y que tiene por objetivo asegurarse de que la organización extraiga el rendimiento previsto del proyecto. Para ello debe anticiparse a las posibles reacciones de los miembros de la organización e involucrando a la dirección asegurarse de que el cambio sea bien recibido para que la empresa tenga un óptimo y total desempeño en la actualización o modernización que se busca traer y así ejercer comodidad y utilidad en el trabajo de cada uno de los integrantes de la empresa.